شرح دفتر الأستاذ العام: ما هو؟ وكيف يستخدم في تسجيل الحسابات؟

إذا كنت مديراً مالياً لأحد الشركات او محاسبًا، فلا بد أنك تواجه العديد من التحديات الكبيرة في عملية ترحيل القيود يدوياً من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، كون هذه العملية مجهدة ومضيعة الوقت، بل وأيضا تتسبب في العديد من الأخطاء البشرية التي ينتج عنها تأخرك في استخراج التقارير المالية.

ولكن توجد طريقة لتتفادى كل ذلك سنتعرف عليها عبر هذه المقالة، كما سنتعرف على دفتر الأستاذ وأنواعه، والهدف منه وكيفية إعداده، وطريقة تجعل من عملية الترحيل من دفتر اليومية إليه أسرع عبر نظام ابتكار الذي يلغي الترحيل اليدوي تماماً، ويحوله من عبء إداري إلى أداة ديناميكية وسريعة تضمن لك الدقة الكاملة والتحليل اللحظي لمركزك المالي.

ما هو دفتر الأستاذ

في البداية، دفتر الأستاذ هو عبارة عن مستند مالي يتم فيه تجميع كل المعاملات المالية من دفتر اليومية وتصنيفها في حسابات فردية مثل حساب النقدية، وحساب المبيعات.

يهدف إلى توفير رؤية شاملة ومنظمة عن كل من الأرصدة المدينة والدائنة لكل حساب، وهو من أهم الأدوات المحاسبية التي يعمل بها كل محاسب خلال السنة المالية لتجميع القيود اليومية بحساب واحد ومعرفة التدفقات المالية المختلفة التي تمت من وإلى الشركة لإنشاء ميزانية المراجعة التي تعد بمثابة المقدمة للبيانات المالية.

بالإضافة لذلك، يضم كل من الأرصدة الافتتاحية ، والأرصدة الختامية، كما يضم:

·        المعلومات التفصيلية عن المدينين والدائنين.

·        تفاصيل المعاملات المالية المختلفة مثل التاريخ والمبالغ.

·        المعاملات الفردية وتحديده برقم المعاملة أو أي نوع آخر من التدوين.

 

ما هي أنواع دفتر الأستاذ؟

ينقسم دفتر الأستاذ إلى نوعين رئيسين:

1- دفتر الأستاذ العام:

وهو أحد الأدوات المحاسبة العامة المُستخدمة لتلخيص كافة المعاملات المالية للشركة، وبالتالي تجميع تفاصيل تلك المعاملات من دفتر اليومية وتضمينها في الحسابات الرئيسية، ويتم فتح دفتر الأستاذ العام في بداية كل سنة مالية ويُغلق في نهايتها بعد إعداد البيانات المالية والحسابات الختامية.

 

ويضم دفتر الأستاذ العام حسابات مختلفة مثل: الإيرادات والمصروفات، والأصول، وحسابات الخصومات، وحقوق الملكية، ويساعد في جمع التفاصيل المطلوبة لإنشاء ميزانية المراجعة التي تمهد لإنشاء البيان المالي ولإعداد الميزانية العمومية للشركة، وبيان الأرباح والخسائر، وقائمة التدفقات النقدية.

 

وأُطلق ذلك الاسم على هذا النوع من الدفاتر كنية بالنظرة العامة والشاملة التي يوفرها على جميع التفاصيل الخاصة بالعمليات المالية للشركة، وعرض للمعلومات الخاصة بجميع الحسابات في مكان واحد.

 

2- دفتر الأستاذ المساعد

يضم البيانات التفصيلية للحساب العام، وهو ما يهم كل مدير مالي يبحث عن الدقة والتفاصيل للحسابات المختلفة، ويستخدم دفتر الأستاذ المساعد في:

·        توفير معلومات مالية أكثر عمقًا عن كل المعاملات المالية.

·        تحليل وفهم التدفقات المالية بشكل أوسع.

·        التدقيق في السجلات المالية من خلال المقارنة والتأكد من التطابق بين رصيد دفتر الأستاذ المساعد ودفتر الأستاذ العام.

·        تحسين إدارة حسابات العملاء ومعالجتها.

·        الامتثال للقوانين والمبادئ المحاسبية التي تحتاج تواجد سجلات منفصلة للحسابات.

 

ما هو شكل دفتر الأستاذ؟

يأخذ دفتر الأستاذ شكلاً منظماً يُسهل على المحاسبين تحليل القيود المحاسبية وتنظيم عناصره بطريقة واضحة تساعد على تتبع تغييرات كل حساب، ويتم تخصيص كل قسم في دفتر الأستاذ لحساب معين باستخدام العناصر التالية:

 

·        عنوان الحساب: يظهر في أعلى القسم أو الصفحة المخصصة له.

·        رقم الحساب: قد يتم تخصيص رقم فريد لكل حساب لتسهيل تحديد الحساب وتتبعه من ضمن الحسابات المختلفة.

·        تاريخ القيد: لتسجيل التاريخ  الخاص بكل معاملة.

·        وصف القيد: يوضح شكل المعاملة إذا كانت شراء أو سد التزامات أو غيرها.

·        المرجع: يشير إلى رقم القيد من المصدر في دفتر اليومية أو أي وثيقة أخرى مرتبطة بالمعاملة.

·        المبلغ المدين والدائن: لتسجيل المبالغ التي تمت إضافتها أو خصمها من الحساب.

·        الرصيد: يتم حساب الرصيد الجديد بعد كل قيد وتصنيفه إما كرصيد مدين أو دائن.

 

 من شكل دفتر الأستاذ يتضح أنه أداة دقيقة ومنظمة، تتيح تتبع كل حركة داخل الحساب بشكل مفصل من خلال عناصره الأساسية وهو ما يجعل مراجعة الحسابات وتحليل الأداء المالي أكثر سهولة ودقة.

 

ما أهمية دفتر الأستاذ؟

تتمثل أهمية دفتر الأستاذ في دوره الذي يكشف بدقة على الأرصدة النهائية للحسابات، بالإضافة للنقاط التالية:

 

حفظ البيانات المالية:
يستخدم لحفظ وتخزين التفاصيل المالية بشكل دقيق ومُحدث، ويتم الاعتماد على تلك التفاصيل في إعداد التقارير المالية التي تساعد على التعرف على الصحة المالية للشركة.

 

تسهيل المهام على المحاسبين: 

فهو يُساعدهم على تسجيل وتنظيم جميع المعاملات بكفاءة، وبالتالي تفادي العديد من الأخطاء المُحاسبية المُحتملة التي تؤدي إلى خلل في باقي الخطوات المحاسبية.

 

استخدام طريقة القيد المزدوج: 

يعتمد دفتر الأستاذ على طريقة القيد المزدوج في التسجيل، بمعنى أن لكل معاملة مالية للدائن يكون لها معاملة مقابلة في الجانب المدين، وهو ما يضمن توازن مجموع الديون مع مجموع الدائنين.

 

كشف الفجوات المالية والتلاعبات المحاسبية: 

يوفر دفتر الأستاذ تفسيرات واضحة عن الفجوات غير المفهومة في الأداء المالي العام للشركة وقد تنشأ هذه الفجوات من الأخطاء المُحاسبية غير المقصودة في بعض المعاملات، أو التسجيل المتكرر للعمليات المالية.
كذلك يكشف التلاعبات المُحاسبية والغش والاحتيال، فمن خلال دفتر الأستاذ يُمكن الرجوع في أي وقت إلى أي تفاصيل والبحث في البيانات الموثقة لتحديد الخطأ بدقة.

 

التأكد من اتباع التشريعات والمبادئ المحاسبية: 

يُعتبر دفتر الأستاذ من الأشكال المُحاسبية التي تعكس مدى امتثال الشركة للقوانين والتشريعات والمبادئ المُحاسبية المختلفة.

 

ما الهدف من دفتر الأستاذ؟

1- المساهمة في إعداد الموازنة العامة 

تساعد البيانات المالية الواردة في الحسابات الرئيسية بدفتر الأستاذ العام مثل الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات على التنبؤ بتوقعات الموازنة التقديرية للشركة في المستقبل من خلال المقارنة بين بيانات دفتر الأستاذ العام على مدار الفترات المُحاسبية، ويعتمد أصحاب الأعمال والمحللين، ومدققي الحسابات، على نتائج هذه المقارنة لتحديد الاتجاهات المالية المستقبلية المتعلقة بالشركة.

 

2- الرصد والتحليل المالي 

عبر تتبع تفاصيل الأنشطة المالية للحسابات وتقييم السيولة النقدية والمخاطر المُحتملة لأعمال الشركة، وهو ما يساهم في تحليل الوضع المالي للشركة.

 

3- تحقيق الإدارة المالية الحكيمة

تستخدم تفاصيل الحسابات الواردة في دفتر الأستاذ بهدف التخطيط لتحديد احتياجات الأعمال مثل التعرف على التمويل اللازم لأغراض التوسع وتخصيص الموارد المالية بكفاءة، والتحكم في عمليات الشراء، وللتعرف بسهولة على قيمة الأصول ومقدار الديون، والتكاليف، وتقييم الالتزامات المستحقة على الشركة، والإيرادات، ومقاييس الأرباح.

 

تساعدك كل تلك المعلومات على اتخاذ القرارات الصحيحة لكسب ثقة المستثمرين من خلال تطبيق الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب للحد من المشكلات المالية وتعزيز الربحية.

 

 

كيف يساعدك ابتكار في دفتر الأستاذ؟

يمكنك من خلال نظام ابتكار السحابي الاعتماد على البيانات المدخلة كقيود يدوية أو القيود التلقائية الناتجة عن معاملاتك والمسجلة على لوحة النظام، وتحويل هذه القيود لبيان مالي يمكنك استخراجه لحظيًا، وتجد فيه كل من الأصول والخصومات وكافة بنودك المحاسبية مرتبة .

كما يتيح لك البرنامج التحكم من خلال إعدادات البحث لاستعراض الحساب الذي تريد رؤيته في دفتر الأستاذ، حتى تستطيع الانتقال لرؤية تفاصيل القيد الذي تريده بضغطة زر، أو أن تقوم بتحميل تقرير الأستاذ بالصيغة التي تريدها. 

 

ختامًا، يعد دفتر الأستاذ المرجع الأساسي لدقة الأرصدة النهائية لمبالغ الدائن والمدين المُرحّلة إلى ميزانية المراجعة التي تستخدم في إعداد البيانات المالية والحسابات الختامية من خلال الخطوات اليدوية للإعداد والترحيل من دفتر اليومية، ولكن بالنسبة للشركات الناشئة والمتوسطة، الوقت بمثابة المال، ودفتر الأستاذ اليدوي يعني التأخير والأخطاء والتكلفة. 

 

مع ابتكار، نضمن أن عملية المحاسبة ستعمل بسلاسة، دون الحاجة لخبرة تقنية ضخمة، مع التركيز على السهولة في الاستخدام التي تمكّن فريقك من التركيز على العمل بدلاً من الترحيل، والسرعة الفائقة في الوصول إلى الأرصدة النهائية لقراراتك اليومية، بالإضافة إلى الدعم التقني الكامل الذي يضمن أن يكون نظامك قادراً على التوسع معك خطوة بخطوة. 

الآن استغنِ عن الترحيل اليدوي وابدأ إدارة محاسبتك بذكاء مع ابتكار.